Waar staat en wat wil het VO? Gebruik en opbrengsten van onderwijsinformatiesystemen in het VO.

Op verzoek van Kennisnet en Stichting Schoolinfo hebben Oberon en het Kohnstamm Instituut een onderzoek uitgevoerd naar het huidige gebruik en de waargenomen/ervaren opbrengsten van onderwijsinformatiesystemen in het voortgezet onderwijs (VO). Ook is gekeken naar de informatiebehoefte van scholen: aan welk type gegevens(bronnen) hebben de gebruikers van deze systemen nog meer behoefte?
Het onderzoek bestond uit twee delen:

1. een internetsurvey onder VO-scholen;
2. verdiepende interviews op een selectie van deze scholen. 

Het doel van het onderzoek is zicht te krijgen op de huidige en de gewenste situatie rondom het gebruik en opbrengsten van informatiesystemen in het voortgezet onderwijs. Dit geeft mogelijk richting aan verbetering van het gebruik van onderwijsinformatiesystemen in het kader van registratie en administratie, sturing op onderwijsresultaten, horizontale en verticale verantwoording en het faciliteren van communicatie en samenwerking.

Het onderzoek richt zich op het (midden)management en bestuur VO.

Vraagstelling

In het onderzoek worden drie hoofdvragen onderscheiden:

1. Hoe wordt (de informatie uit) het onderwijsinformatiesysteem door scholen gebruikt voor:

• a. registratie en sturing op onderwijsresultaten?
• b. horizontale en verticale verantwoording van prestaties?
• c. ondersteuning van onderwijsadministratie en organisatie?
• d. interne en externe samenwerking en communicatie?

2. Wat zijn de ervaren en verwachte opbrengsten hiervan volgens de doelgroep: (midden)management en bestuur?

3. Welke informatiebehoefte heeft het VO-veld ten aanzien van digitale gegevens(bronnen)?

Voor het onderzoek zijn de hoofdvragen vertaald in twee categorieën: “Waar staat het VO-veld?” en “Wat wil het VO-veld?”. Hierbinnen zijn een aantal deelvragen onderscheiden.

Conclusie

Bij de conclusies moet rekening worden gehouden met de beperkingen van dit onderzoek. Ten eerste hebben de resultaten van de interviews betrekking op een beperkte groep scholen. Bovendien bleek tijdens de interviews dat respondenten de survey soms hadden ingevuld met het oog op de toekomst in plaats van de actuele situatie.

Waar staat het VO-veld:

• Uit de survey blijkt dat vrijwel alle scholen een schooladministratiesysteem gebruiken. Het meest gebruikte systeem is Magister (67%), gevolgd door SOM (26%).
• Naast een schooladministratiesysteem maken ook bijna alle scholen gebruik van een instrument voor kwaliteitszorg, zoals Kwaliteitsscholen en Kwaliteitsmeter VO.
• In vergelijking met administratiesystemen en kwaliteitszorginstrumenten gebruiken veel minder scholen (ook) een leerlingvolgsysteem (bijv. het Cito Volgsysteem, Diataal of de Toolkit Onderwijs en Arbeidsmarkt).
• Uit de survey blijkt dat de meeste scholen gegevens verzamelen met name voor de ondersteuning van de onderwijsorganisatie en administratie en verantwoording op prestaties.
• Gebleken is dat de focus op leerlinggegevens ligt wat betreft registratie, analyse en communicatie met behulp van onderwijsinformatiesystemen.
• Uit de survey komt naar voren dat onderwijsinterventies over het geheel genomen vooral plaatsvinden op het gebied van visie- en beleidsontwikkeling, determinatie, aanpassing van informatie voor ouders en ondersteuning/begeleiding van zorg- of probleemleerlingen. Op pedagogisch-didactisch gebied vinden er minder interventies plaats (bijv. verandering in groeperingsvormen, verandering in didactiek, en ontwikkeling en aanschaf van onderwijsmethoden en -materiaal). Ook wordt er minder actie ondernomen op basis van de systemen op het terrein van personeelsbeleid, mogelijk omdat dit ook in mindere mate in de systemen wordt geregistreerd.
• De informatie die in de systemen staat wordt door een brede groep binnen de school gebruikt en gedeeld, met name door en tussen de schoolleiding, middenmanagement, zorgteam en docenten. De interviews laten zien dat de schoolleiding een centrale rol heeft als het gaat om uitwisseling van gegevens.
• Zowel uit de survey als uit de interviews blijkt dat de grote verdienste van de systemen is dat ze gegevens samen brengen en overzicht geven (administratie en ondersteuning). We zagen al dat de registratie door scholen vooral gericht is op gegevens over de leerlingen. Het is dan ook niet verrassend dat de scholen aangeven vooral beter zicht op leerlingresultaten te hebben door het gebruik van de onderwijsinformatiesystemen (registratie en sturing): kennis, inzicht en bewustwording zijn belangrijke opbrengsten. Behalve beter zicht op leerlingresultaten wordt ook inzicht in het (eigen) functioneren van docenten genoemd.

Wat wil het VO-veld:

• De surveyresultaten laten zien dat de behoefte van scholen op het gebied van de onderwijsinformatiesystemen vooral in de wens ligt van integratie en koppeling van de systemen. Verder is er behoefte aan meer analysemogelijkheden op maat en de mogelijkheid om zelf bepaalde typen gegevens toe te voegen.
• Uit de survey komt naar voren dat maximaal een kwart van de scholen bereid is of mogelijkheden ziet om actief mee te werken aan het verbeteren van de systemen. Daarbij gaat het met name om het bijwonen van een bijeenkomst of conferentie over het gebruik van informatiesystemen.

Overige constateringen:

• De interviews leveren weinig aanknopingspunten voor verschillende visies op onderwijsinformatiesystemen tussen schoolleiders/bestuur (sturingsniveau) en docenten (uitvoeringsniveau).
• Op basis van de surveydata zijn vier gebruikstypen onder de VO-scholen te onderscheiden:
  • 1. Focus op het primaire proces;
  • 2. Focus op management;
  • 3. Focus op determineren en informeren;
  • 4. Beperkte analyse van geregistreerde gegevens en interventies.
• De surveydata lieten zien dat scholen in het vo weinig verschillen in het gebruik (doelen, interventies, opbrengsten en behoeften) van onderwijsinformatieystemen. De gebruikstypen zijn uiteindelijk grotendeels (ook het gebruik voor in- en externe communicatie is onderscheidend) bepaald door verschillen tussen scholen in het type interventies die zij doen.
• Verschillen tussen scholen lijken mede door andere factoren te worden bepaald die deze indeling in gebruikstypen mogelijk doorkruisen: omvang van de school en schooltype; kennis en expertise binnen de school; de mate waarin docenten mee willen bewegen.
• Om beter zicht te krijgen op de stabiliteit van de onderscheiden gebruikstypen en de wijze waarop factoren als schoolomvang en schooltype, kennis en ervaring in school, en de mate van betrokkenheid van docenten een rol spelen is vervolgonderzoek nodig.